Что такое автоматизация бизнес-процессов (BPA)?

Что бы вы сделали, если бы в вашем рабочем дне появилось еще 2,5 часа? Для большинства людей этот вопрос бессмысленный. «Найти больше времени» – почти невыполнимая задача. Но есть стратегия, которую используют великие бизнес-лидеры, чтобы повернуть время вспять и начать возвращать потерянные часы продуктивности. Название стратегии: автоматизация бизнес-процессов. В ходе исследования, в котором приняли участие более 2 000 работников, ученые обнаружили, что обычно мы тратим более 142 минут в день на административные задачи, бумажную работу и ввод данных. Мы настолько заняты этой работой, что у 90% из нас не остается времени в сутках, чтобы сосредоточиться на творческих бизнес-идеях. И это дорого обходится организациям. Бумажная работа приводит к потерям в размере более 534 миллиардов долларов в год. Автоматизация бизнес-процессов позволяет нам переложить ответственность за эти снижающие производительность задачи на технологии. Вместо того, чтобы тратить более 15 недель в году на рутинные, повторяющиеся действия, мы можем использовать программное обеспечение, которое сделает это за нас. **Что такое автоматизация бизнес-процессов?** Автоматизация бизнес-процессов (АБП) – это способ оптимизации основных сквозных процессов организаций с помощью платформы. С помощью АБП организации могут уменьшить зависимость от вмешательства человека, автоматизируя ряд повторяющихся задач. По мере роста организаций увеличивается количество людей, команд, отделов и задач, которые необходимо координировать. Зависимость от ручного выполнения и отслеживания создает узкие места и оставляет место для мелких ошибок, которые могут превратиться в катастрофические препятствия. По сравнению с простой платформой управления задачами, АБП помогает создавать, контролировать и управлять сложными рабочими процессами в масштабе. Она централизует все процессы, происходящие в вашей организации, на одном портале. Вот некоторые распространенные автоматизированные задачи в рабочем процессе: - утверждения в области контент-маркетинга; - прием новых сотрудников или увольнение сотрудников; - рассмотрение заявлений на отпуск; - подготовка договоров купли-продажи; - автоматическое заполнение договоров и других документов информацией из вашей CRM; - заполнение электронных таблиц; - подготовка отчетов; - отправка запроса к онлайн-базе данных; - проверка достоверности данных; - назначение задач. Автоматизация – ключевой инструмент цифровой трансформации, готовый раскрыть неиспользованный потенциал самых сильных членов вашей команды. Освободив их от ручных задач, они смогут сосредоточиться на деятельности, приносящей больший доход и способствующей росту бизнеса. По прогнозам исследователей в области стратегического управления, автоматизация задач, подобных вышеперечисленным, может привести к повышению производительности на 20-25% в вашей организации. Как это сделать? В целом, автоматизация бизнес-процессов помогает организациям: - ускорить выполнение ежедневных операций; - быстрее принимать обоснованные решения; - устранить узкие места в процессах; - снизить нормативный риск; - устранить ручные или бумажные процессы. **Как происходит автоматизация бизнес-процессов? ** АБП происходит всякий раз, когда организация автоматизирует какой-либо процесс, но решения для автоматизации рабочих процессов не одинаковы. АБП позволяет нескольким приложениям «общаться» друг с другом. Например, член маркетинговой команды может собрать несколько приложений для оптимизации части рабочего процесса, например, добавления нового адреса электронной почты в CRM и отдельную платформу маркетинга электронной почты. Эффективная стратегия АБП – это не просто горстка автоматизаций, выполняющих задачи, разбросанные по всей организации. Это инициатива в масштабах всей компании, которая распространяет преимущества автоматизации на каждую роль и команду. Когда 45% работников говорят, что они слишком заняты административными задачами, чтобы выполнять работу, для которой они были наняты, вы можете понять, насколько важно расширить возможности каждого сотрудника с помощью автоматизации. Для управления крупномасштабной программой GAP организации обращаются к управлению бизнес-процессами. **АБП против BPM: в чем разница?** Чтобы лучше понять АБП, давайте рассмотрим его не столь отдаленного родственника: управление бизнес-процессами (BPM). Если АБП относится к оцифровке и автоматизации последовательности задач, то BPM – к управлению и мониторингу этих рабочих процессов от конца до конца. С точки зрения программного обеспечения, АБП обеспечивает автоматизацию. Платформа АБП обеспечивает полную архитектуру, необходимую организации для систематического управления каждым процессом, который она автоматизирует. Она помогает распределить задачи между различными людьми, отделами и программными инструментами. Платформы АБП также дают возможность последовательно отслеживать ход их выполнения из центрального пункта. Платформа автоматизации процессов должна быть с низким кодом, что означает, что с ней могут работать сотрудники любого уровня квалификации. Используя приложения drag-and-drop, которые больше похожи на доску, чем на среду кодирования, менеджеры по продажам и представители службы поддержки клиентов могут совместно разрабатывать рабочие процессы. Эти «гражданские разработчики» могут легко использовать передовые технологии, такие как роботизированная автоматизация процессов или искусственный интеллект, для расширения автоматизации за пределы простого извлечения данных. Также известные как цифровая автоматизация процессов, эти платформы с поддержкой искусственного интеллекта: Подключают существующих систем к стороннему программному обеспечению для повышения автоматизации процессов. Используют сторонние интеграции ИИ, машинное обучение и роботизированную автоматизацию процессов (RPA) для выполнения более сложных задач, таких как чтение и извлечение информации из документов. Осмысляют неструктурированные данные. Обучаются и совершенствуются на основе опыта. Повышают качество обслуживания клиентов и сотрудников. Снижают операционные расходы и увеличивают доход. Являются удобными платформами для автоматизации бизнес-процессов. Автоматизация цифровых процессов внедряет искусственный интеллект во все ваши системы, чтобы свести к минимуму ручную обработку данных. Используя более эффективное и молниеносное программное обеспечение для выполнения этих задач, вы можете значительно увеличить скорость принятия решений и обработки информации в вашей организации.

**Автоматизация бизнес-процессов в действии** Продавцы традиционно тратят значительную часть своего рабочего дня на административные задачи, будь то составление отчетов, создание списков или подготовка контрактов. Когда утомительные ручные детали заполняют их списки дел, работники тратят лишь 25% своего времени на ценные виды деятельности. Давайте рассмотрим распространенный сценарий – составление контрактов для отделов продаж, чтобы увидеть, как АБП может высвободить ценное время. **До автоматизации** Ручная передача информации. Интенсивный ввод данных. Маневрирование между несколькими приложениями. Отправка электронных писем менеджерам для проверки одобрения. **После автоматизации** Автоматическое распространение информации среди нужных сторон. Контракт направляется менеджеру по утверждению. Автономный ввод данных. **Генерация контактов без автоматизации:** Продавцы вручную готовят окончательный договор при закрытии нового счета. Этот многоэтапный процесс требует от них входа в CRM, копирования данных клиента и вставки их в предварительно отформатированный документ. Торговые представители связываются с бухгалтерией и сообщают условия договора. Затем другой человек вводит соответствующие данные в несколько различных полей. Торговые представители отправляют договор на утверждение своему руководителю, после чего возвращаются в бухгалтерию, где создают счета, необходимые для обработки платежей клиентов. Наконец, отдел продаж передает информацию в отдел обслуживания клиентов. К сожалению, кто-то неправильно ввел номер счета, поэтому служба поддержки тратит много времени и сил на поиск счета, когда клиент звонит с вопросом. **Автоматизированное составление договоров** Одним нажатием кнопки торговый представитель вводит данные в предварительно отформатированный шаблон для создания контракта. Это запускает последовательность задач, которые выполняются параллельно: автоматически создается новый профиль в программе учета и обслуживания клиентов. Контракт автоматически отправляется на утверждение. Менеджеры могут утвердить контракт в теле электронного письма, не выходя из своего почтового клиента. Система также автоматически добавляет шаг, который предупреждает менеджера по работе с клиентами, если клиент обращается в службу поддержки. Они могут вмешаться и решить любые вопросы с максимальной тщательностью. Используя BPA, организации не только сокращают количество ручных действий, необходимых для выполнения задач. Они также интегрируют различные разрозненные системы в хорошо связанную, высокоэффективную машину. **Как начать автоматизацию бизнес-процессов** Внедрение автоматизации бизнес-процессов может оказаться сложной задачей. Чтобы начать цифровую трансформацию, мы рекомендуем сделать три шага: начать с малого - с одного процесса, определить бизнес-логику и выбрать платформу автоматизации, которая сможет удовлетворить потребности бизнеса не только в текущем состоянии, но и по мере его роста.